Acht Stunden, einmal auseinandergenommen
Die Seite, die es nur für diesen Betrieb gibt: der Arbeitstag als Inhaltsverzeichnis.
Ein Bürotag von neun bis siebzehn Uhr besteht aus acht Stunden, und in den meisten Betrieben laufen vier davon jeden Tag gleich ab. Nicht ähnlich — gleich. Dieselbe Sortierung im Postfach, dieselben Textbausteine im Angebot, derselbe Abgleich zwischen Rechnung und Lieferschein, dieselbe Nachbereitung einer Besprechung. Genau diese Wiederholung ist der Rohstoff, mit dem eine Software etwas anfangen kann.
Die vier anderen Stunden sind das Gegenteil. Ein Rückruf bei einer verärgerten Kundin, die Absprache am Tresen, der Termin beim Kunden in Delmenhorst, die Entscheidung am späten Nachmittag, welcher Auftrag vorgezogen wird: Das sind Einzelfälle mit Urteil darin. Sie werden nicht dadurch besser, dass ein Programm sie vorbereitet.
Unten steht dieser Tag als Leiste. Jedes Feld führt zu der Stunde, die es meint — die bernsteinfarbenen zu den vier Aufgaben, bei denen wir ansetzen, die sandfarbenen zu den Stunden, die wir bewusst nicht anfassen. Die Beispiele stammen aus Verwaltung, Vertrieb und Buchhaltung und sind als Muster gemeint, nicht als Vorschlag für Ihren Betrieb. Wie Ihr Tag wirklich aussieht, wissen nur Sie; herauszufinden, wo bei Ihnen die Trennlinie liegt, ist die Arbeit der Prozessaufnahme.
Feld für Feld
Acht Stundenfelder, für jedes typische wiederkehrende Aufgaben aus Verwaltung, Vertrieb und Buchhaltung.
Beginn 9:00 Uhr Feierabend 17:00 Uhr
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09:00Posteingang
MaschineSortieren, zuordnen, ablegen: Anfrage, Reklamation, Rechnung oder Rundmail, dazu Kundennummer und Vorgang. Der Teil des Morgens, der jeden Tag gleich abläuft.
MenschNimmt sich die drei Nachrichten vor, bei denen etwas schiefgelaufen ist, und ruft an, statt zurückzuschreiben.
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10:00Rückrufe
MenschDas Gespräch mit der Kundin, deren Lieferung zu spät kam, ist keine wiederkehrende Aufgabe, sondern ein Einzelfall mit Vorgeschichte. Eine Software kann die Vorgeschichte bereitlegen — den Ton trifft sie nicht. Diese Stunde bleibt, wie sie ist; dafür haben Ihre Leute ihren Beruf gelernt.
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11:00Angebote und Anfragen
MaschineEntwürfe aus vergleichbaren Aufträgen: Positionen, Mengen und Textbausteine in Ihrer Formulierung, aus den Angeboten der letzten Monate abgeleitet.
MenschPreis und Unterschrift. Kein Angebot verlässt das Haus, ohne dass jemand die Machbarkeit geprüft und die Zahl gesetzt hat.
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12:00Absprachen
MenschDie kurze Abstimmung zwischen Werkstatt und Büro, das Wort über den Tisch hinweg, die Frage, ob der Auftrag noch diese Woche geht. Hier entstehen die Festlegungen, die später jede Automatisierung erst möglich machen. Wer diese Stunde wegorganisiert, spart nichts, sondern verschiebt die Klärung auf den Nachmittag.
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13:00Belege und Rechnungen
MaschineAbgleich mit Bestellung und Lieferschein. Gemeldet werden nur Abweichungen: falsche Menge, doppelte Position, fehlende Bestellnummer, alter Preis.
MenschEntscheidet über die Abweichungen und gibt frei. Die Buchhaltung bleibt in dem Programm, in dem sie heute schon läuft.
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14:00Termine
MenschDer Besuch beim Kunden in Bremen-Nord, Delmenhorst oder Oldenburg, die Baustellenbegehung, der Videotermin mit einem Lieferanten. Was dort gesehen und gesagt wird, steht in keinem System — und wäre es dort, würde es trotzdem jemand deuten müssen.
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15:00Protokolle und Übergaben
MaschineAus Stichworten oder einer Tonaufnahme wird eine Aufgabenliste mit Zuständigkeit und Termin — noch am selben Nachmittag, nicht am Freitag.
MenschKorrigiert, was im Raum anders gemeint war, und verschickt es. Die Verantwortung für den Inhalt gibt niemand ab.
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16:00Abschluss
MenschDie letzte Stunde entscheidet, was morgen zuerst drankommt, wer welchen Vorgang übernimmt und welche Zusage noch heute raus muss. Diese Reihenfolge hängt an Wissen über Kundschaft, Auslastung und Zusagen, das nirgendwo vollständig aufgeschrieben ist. Um 17:00 Uhr ist Feierabend, und danach geht niemand mehr ans Telefon.
Woran Sie erkennen, dass die Trennlinie richtig liegt
Drei Prüffragen, die Sie ohne uns stellen können. Nehmen Sie sich eine einzige Aufgabe aus Ihrem Tag vor und beantworten Sie alle drei. Fällt eine Antwort negativ aus, liegt die Trennlinie falsch — und zwar unabhängig davon, wie gut das Werkzeug ist.
Erstens: Läuft die Aufgabe oft genug gleich ab?
Zählen Sie eine Woche lang mit, wie oft der Vorgang vorkommt, und schätzen Sie die Dauer. Erst aus Häufigkeit mal Dauer entsteht eine Zahl, gegen die sich Einrichtung, Schulung und Pflege rechnen lassen. Vierzig gleichartige Anfragen pro Woche sind ein Fall, zwei im Monat sind keiner.
Zweitens: Merkt jemand, wenn das Ergebnis falsch ist?
Es muss eine Stelle geben, an der ein Mensch das Ergebnis sieht, bevor es wirkt — die Freigabe einer Rechnung, die Unterschrift unter dem Angebot, der Blick aufs Protokoll. Gibt es diese Stelle nicht oder hat niemand Zeit dafür, ist die Aufgabe noch nicht übergabereif.
Drittens: Steckt in der Aufgabe eine Entscheidung?
Preiszusagen, Kulanz, Kündigungen, alles mit rechtlicher oder gesundheitlicher Folge: Sobald jemand abwägen muss, bleibt die Aufgabe beim Menschen. Ein Entwurf darf trotzdem von einer Software kommen — die Entscheidung nicht.
Wenn Sie alle drei Fragen mit Ja beantworten, haben Sie eine Aufgabe gefunden, über die sich ein Telefonat lohnt. Wenn nicht, haben Sie sich ein Projekt gespart — das ist genauso viel wert.
Was Sie fürs Gespräch zusammentragen
- Häufigkeit
- Wie oft kommt die Aufgabe pro Woche vor?
- Dauer
- Wie viele Minuten dauert sie im Schnitt?
- Zuständigkeit
- Wer bearbeitet sie, wer vertritt im Urlaub?
- Fehlerfolge
- Was passiert, wenn das Ergebnis falsch ist?
- Mitbestimmung
- Gibt es einen Betriebsrat oder eine Betriebsvereinbarung?
- Erreichbar
- Montag bis Freitag, 9:00 – 17:00 Uhr
0421 98969670
Ihr Tag sieht anders aus? Dann erzählen Sie ihn uns
Ein Anruf werktags zwischen 9 und 17 Uhr genügt für den Anfang. Sie beschreiben eine Stunde, wir sagen, was darin steckt.